Politique de protection des données à caractère personnel

Dans le cadre de la navigation sur le site www.apasbtp69.com, via le Logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le Site »), APAS BTP est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente Politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de APAS BTP (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « Données Personnelles »), sur le Site, par APAS BTP, agissant en qualité de responsable du traitement.
Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme MEYCLUB, accessible via le Site, PROWEBCE est responsable du traitement. La politique de protection des données disponible sur la Plateforme MEYCLUB décrit les traitements effectués par PROWECE.

1. Données collectées et traitées

  

Conformément au principe de minimisation, APAS BTP ne collecte que les Données Personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. APAS BTP peut recueillir des Données Personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via l’adhérent dont vous dépendez (CSE, service des ressources humaines…).
Les données recueillies indirectement par APAS BTP via son adhérent sont : le nom, le prénom, et les coordonnées personnelles du bénéficiaire ainsi que les ayants droit rattachés au bénéficiaire.
Les données traitées par APAS BTP, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :


a) Pour l’identification de l’ouvrant-droit (bénéficiaire) :

  • nom, prénom, sexe, date de naissance, coordonnées professionnelles (facultatives), coordonnées personnelles ;

b) Pour la situation familiale :

  • situation matrimoniale ;
  • ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants ;

c) Pour les éléments professionnels :

  •  date d’embauche, service, statut ; site et date de sortie également
  • Justificatif d’appartenance à une entreprise adhérente à l’APAS BTP (bulletin de salaire ou attestation d’appartenance)

d) Pour la situation financière :

  • références du compte bancaire.

e) Pour les prestations proposées :

  • Pour les participations financières : factures et attestation justifiant la base de participation ;
  • Pour les évènements familiaux : justificatif de l’évènement (acte de mariage, de naissance, avis de décès…) ;
  • Pour les réservations de séjours : dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille, liste des participants au séjour ;
  • Pour la billetterie : montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement.

     

2. Finalités de traitement des Données

    

Les traitements de Données Personnelles mis en œuvre par APAS BTP, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :

  • Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
  • Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
  • Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …
    Œuvres sociales pouvant être proposées :
    - chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage
    et séjours, activités sportives… ;
    - attribution de primes liées aux évènements familiaux;
    - proposition d’offres promotionnelles.
  • Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités de l’APAS BTP, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
  • Respect de la réglementation en vigueur


3. Durée de conservation

APAS BTP ne conserve les Données Personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées. APAS BTP est amenée à conserver certaines de vos Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :

  • Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
  •  Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés six (6) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale et fiscale, cas de contrôle de l’URSSAF et/ou de l’administration fiscale ;
  • Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (exemple : éléments de la Banque de France) sont conservés six (6) ans, en plus de l’année en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue ;

4. Destinataires des Données

Les destinataires des Données Personnelles traitées par APAS BTP sont :

  • PROWEBCE aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du Site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Meyclub.
  • Les fournisseurs de prestations d’œuvres sociales aux fins de traitement des demandes des bénéficiaires.
  • Paybox et CIC Lyonnaise de Banque aux fins de traitement des règlements des prestations.
  • Les Commissaires aux comptes aux fins de contrôle périodique de la comptabilité.

5. Sécurité des Données


APAS BTP s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
APAS BTP veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données Personnelles la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.

6. Droits des personnes concernées

Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux Données Personnelles vous concernant, auprès de APAS BTP en envoyant votre demande :

  • par courriel à l’adresse : contact@apasbtp.fr
  • par courrier postal à :
    APAS BTP
    CS 80096 – 55 avenue GALLINE
    69626 VILLEURBANNE CEDEX

Concernant les traitements liés à l’utilisation de la Plateforme MEYCLUB, vous pouvez exercer
vos droits auprès de PROWEBCE :

  • par courriel à l’adresse : rgpd-dpo@prowebce.com
  • par courrier postal à :
    PROWEBCE - Délégué à la protection des données personnelles 
    166 – 180 Boulevard Gabriel Péri
    92240 Malakoff

7. Actualisation des Données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8. En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des Données Personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :

  • par courriel à l’adresse : contact@apasbtp.fr
  • par courrier postal à :
    APAS BTP
    CS 80096 – 71 avenue GALLINE
    69626 VILLEURBANNE CEDEX

9. Modification de la Politique de protection des données

APAS BTP est susceptible de modifier, sans préavis, cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation.